Ausschreibung erstellen

Sinn und Zweck

Ziel dieser Aktivität ist es, die Ausschreibung zu erstellen und an potenzielle Auftragnehmer zu versenden.

Die Rolle Ausschreibungsverantwortlicher muss den Auftrag gemeinsam mit dem Projektleiter planen, um in der Ausschreibung Aussagen über Termine, Kosten und Qualität machen zu können. Es ist deshalb zu diesem Zeitpunkt unbedingt notwendig, das für den geplanten Auftrag verfügbare Budget zu überprüfen. Der geschätzte Kostenrahmen hat bei öffentlichen Auftraggebern Auswirkungen auf die Art der Vergabe. Der möglicherweise in einer Ausschreibung angegebene Kostenrahmen ist im öffentlichen Bereich verpflichtend. Eine bereits veröffentlichte Ausschreibung kann wegen eines fehlenden Budgets nicht mehr zurückgezogen werden. Ein Beispiel dazu, wie die Ausschreibung erstellt wird und welche Inhalte enthalten sein müssen, findet man in der UfAB III.

Der Ausschreibungsverantwortliche erstellt aus den Anforderungen (Lastenheft) oder Externe-Einheit-Spezifikation) und dem Vertragsentwurf die Ausschreibung. Dabei müssen alle notwendigen Richtlinien, die sich aus dem Ausschreibungskonzept ergeben, beachtet werden. In der Privatwirtschaft gibt es oft betriebliche Regelungen über den Inhalt von Ausschreibungen und Verträgen. Folgende Aspekte sind bei der Ausschreibung zu berücksichtigen:

• Anforderungen an das zu erstellende System
• Vorgaben zum Prozess, der Entwicklungsumgebung, KM- und QS-Maßnahmen
• Vorgaben für Besprechungen, Berichterstattung, Reviews beim Auftragnehmer
• rechtliche (Non Disclosure Agreement, Rahmenverträge), kommerzielle (Anfragen zu Preisen, Garantie, Lizenz) und organisatorische Aspekte (Ansprechpartner beim Auftragnehmer), die später Bestandteil des Vertrages werden.

Die vollständige Ausschreibung wird, wie im Ausschreibungskonzept festgelegt, verschickt oder in den entsprechenden Amtsblättern veröffentlicht.