Ausschreibungskonzept festlegen

Sinn und Zweck

Da es viele Formen der Vergabe gibt, ist anhand einer Kriterienliste ein Konzept auszuwählen. Dabei gilt für:

Öffentliche Auftraggeber

Geltende Vergaberichtlinien wie VOL, VOB, VOF oder GWB sind zu beachten. Diese enthalten bereits fest vorgegebene Entscheidungskriterien. Als Beispiel für das Vorgehen kann das Vorgehen aus der UfAB III herangezogen werden. Zusätzlich hängt das Vergabeverfahren davon ab, ob bereits explizite Lösungsvorschläge vorhanden sind oder ob die Ausschreibung auf Basis von Anforderungen erfolgen soll.

Privatwirtschaft

Es muss zunächst entschieden werden, ob die Ausschreibung im Wettbewerb stattfinden soll, oder ob eine interne Vorauswahl potentieller Auftragnehmer getroffen werden soll. Die Kriterien hierfür sind zu definieren, eventuell bestehen organisationsweite Richtlinien. Die Art der Beschaffung, also IT, Gebäude, Dienstleistung, Folgeauftrag und der Kostenrahmen, sind mögliche Kriterien.

Anhand der Kriterien ist zu begründen, warum ein bestimmtes Ausschreibungskonzept gewählt wurde. Die Kriterien, die Bewertung und die Entscheidung werden im Produkt Ausschreibungskonzept festgehalten.

Das Ausschreibungskonzept kann einen Verteiler für die Ausschreibung enthalten. Basis dafür ist unter anderem eine Liste von Auftragnehmern, die vom Beschaffer gepflegt wird und Auftragnehmer enthält, mit denen gute Erfahrungen gemacht wurden. Diese Liste wird vom Einkäufer angefordert. Für darin nicht enthaltene Auftragnehmer muss eventuell eine Lieferantenbewertung durchgeführt werden.