Während der gesamten Projektlaufzeit werden Produkte überarbeitet und geändert. Ab einem gewissen Fertigstellungsgrad ist es notwendig die Änderungen an Produkten auch formal zu verfolgen und nachzuvollziehen. Dieses formale Problem- und Änderungsmanagement ist im Vorgehensbaustein Problem- und Änderungsmanagement festgelegt. Dieses Verfahren wird im Projekthandbuch projektspezifisch ausgestaltet. Hierbei wird insbesondere auch festgelegt, für welche Arten von Änderungen das formale Problem- und Änderungsmanagement angewendet werden muss. Dabei ist zu beachten, dass Produkte erst im Zustand fertig gestellt Gegenstand des formalen Problem- und Änderungsmanagements sein können.
Im Rahmen des formalen Problem- und Änderungsmanagements werden alle Fehler, Probleme und Änderungswünsche dokumentiert, bewertet und über das weitere Vorgehen im Projekt entschieden. Entsprechende Problemmeldungen und Änderungsanträge (siehe Problemmeldung/Änderungsantrag) können während der gesamten Projektlaufzeit und während des gesamten Systemlebenszyklus auftreten und von allen Betroffenen, wie zum Beispiel von einem SW-Entwickler, Anwender oder Ergonomieverantwortlicher, erstellt werden.
Es gibt die unterschiedlichsten Gründe für Problemmeldungen und Änderungsanträge. Zum Beispiel Fehlverhalten des Systems, aufgeschobene Fehlerbehebung, fehlende und zusätzliche Systemfunktionalität, Veränderungen des Umfelds bei Auftraggeber oder Auftragnehmer, Probleme mit externen Zulieferungen, Missverständnisse im Auftrag und neu erkannte Abhängigkeiten. Diese Problemmeldungen und Änderungsanträge werden zentral über eine Änderungsstatusliste dokumentiert und verfolgt. Diese Liste gibt Auskunft über Art und Status einer Änderung, über den Stand der Entscheidungen und über die zeitliche Planung.
Das Änderungsverfahren selbst, also die Erfassung, Bewertung und Entscheidung, ist ein in sich abgeschlossener und nachvollziehbarer Prozess. Gesteuert wird dieser Prozess von der Rolle Änderungsverantwortlicher. Verbindliche Entscheidungen werden von der Änderungssteuerungsgruppe (Change Control Board) getroffen, deren personelle Zusammensetzung und Entscheidungskompetenz im Projekthandbuch festgelegt wird und sich an den Auswirkungen von Änderungen orientieren sollte.
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